Beschrijving van de werking van de raadpleegomgeving

Hieronder de beschrijving van de werking van het systeem binnen de toepassing "eNotulen" en haar overeenkomstige raadpleegomgeving. De beschrijving geeft inzicht hoe aan de voorwaarden van het BVR wordt voldaan.

De applicatie “eNotulen” helpt lokale besturen met het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda’s, besluiten en notulen volgens het gelinkt open data principe.

eNotulen is een toepassing met gebruikersrechten en rollen. De toegang is dus beperkt en wordt gecontroleerd. Alleen geautoriseerd personeel van de lokale overheden heeft m.a.w. toegang tot de eNotulen applicatie op basis van de hun toegekende gebruikersrol.

Documenten worden altijd aangemaakt in een "In voorbereiding" status. Dit betekent dat gebruikers met de juiste machtigingen inhoud kunnen bewerken. Na het definitief maken van een publicatie kan deze niet meer gewijzigd worden. Al deze bewerkingen worden gelogd en zijn raadpleegbaar via de historiek van een publicatie die door een gebruiker met de juiste machtiging geraadpleegd kan worden.

Zodra een publicatie definitief is kan deze ook gepubliceerd worden. Het definitief maken zorgt er ook voor dat er van dit type document slechts één exemplaar beschikbaar blijft. Hier wordt ook een unieke identificatie aan toegekend die niet meer kan gewijzigd worden.

Bij het publiceren wordt de inhoud (inclusief versie met html-formaat) gepubliceerd naar een publieke raadpleegomgeving. Van deze actie wordt ook datum en tijdstip bijgehouden in de logging. Na deze actie is het niet meer mogelijk om de gepubliceerde versie aan te passen. Als dat alsnog zou gebeuren kan dit aangetoond worden via de logging in de applicatie van het gepubliceerde document.
 

Op de publieke raadpleegomgeving wordt de inhoud en de datum van publicatie (niet de volledige tijdstempel) gevisualiseerd. De volledige informatie kan steeds opgevraagd worden.
 

Beveiligde omgeving

• De servers met daarop de logs en de documenten zijn beveiligd toegankelijk voor een beperkt aantal personen. Toegang wordt bijgehouden in een extra log.
• Er is een dagelijkse full-backup-up van de servers voorzien.
• De servers bevinden zich in Europa en zijn van een Europese leverancier.
  Bovenstaande werking voldoet aan de door het BVR opgelegde vereisten dat documenten uniek identificeerbaar zijn, en onmerkbare veranderingen redelijkerwijs zijn uitgesloten voor het register van bekendmakingen via eNotulen.